从供应商寻源到供应商选择，是被采购从业者认为最具价值的一部分工作。如何才能引进真正匹配企业需要的合格供应商？其完整的流程是怎样的？下面是详细的步骤和简要的说明。

 

1、供应商寻源-起点

 

　　在哪些情况下，企业需要启动供应商寻源流程？

 

　　新产品开发。以某日化厂为例，原本主打产品是面霜。为适应市场需求，企业决定推出洗面奶。新产品的开发及投产需要采购部协助寻找新的原材料、辅料和包材，以及新的生产设备如灌装机、贴标机等。

 

　　现有供应商的产品质量、服务表现不佳。

 

　　因成本节省需要开发新供应商。虽然与原有供应商的合作一直很稳定，但由于外在和内在环境的变化，企业需要开发新供应商以降低生产成本和经营成本。例如，经济下行消费降级造成产品销量下降；或者市场竞争者多，企业的产品不得不降价以求生存和自保。

 

　　在开始寻找新供应商前，采购人员需要先整理好产品规格说明或服务规范，以及基础的供应商资质要求，如具备质量管理体系、就近原则、或者必须有同类型客户背景等等。

 

2、供应商寻源渠道和长名单

 

　　供应商的寻源渠道有如下数种，不同渠道的适用性不同。

 

　　如果是成熟的企业，通常都有合作过的历史供应商，从企业ERP系统中拉出历史订单数据或者付款数据，就能找到曾经合作过的供应商。

 

　　互联网曾经是很常用的一种寻源手段，实际上互联网用于了解产品信息、市场动态、企业基本信息是有利的工具，但直接从互联网上找供应商变得越来越困难，一方面信息越来越多，甄别信息的真实性越来越困难，另一方面由于缺乏信任基础，在审核资质上需要花费更多的时间。比较适用于知名品牌、通用产品的寻源。

 

　　供应商的寻源的起点对从哪种渠道寻源有一定影响。比如企业开发新产品时，从原辅料到生产设备、服务等都需要寻找新供应商。这种，情况下行业展会是最为有效的一种方式，因为所有行业领域内的供应商都会出席，可以现场面对面交流，真实可信；通过产品展示、设备运行演示可以更直观了解产品和设备。

 

3、供应商评估与短名单

 

　　长名单确定后，采购人员会要求供应商填写《供应商信息调查表》，对供应商进行书面材料的审核，从财务能力、生产能力、交付能力、合作意向等方面评估供应商是否匹配企业的采购需求。

 

　　必要的情况下需要进行现场走访，特别是生产型企业，需要了解生产设备的状况、生产人员的状态、与企业管理层交流了解情况供应商的经营战略，以判定该供应商是否有具备长远的发展能力。

 

　　经过书面评估和现场走访评审为资质合格的供应商，我们通常称为短名单。

 

　　需要说明的是，从长到短是一种理想或理论上的采购寻源和评审过程。在现实中，情况复杂得多。比如由于采购人员资历有限，可联系到的供应商不多；或者由于企业的采购量较小，愿意参与的供应商也并不多；又或者因为时间紧急，只能是尽快找到两三家供应商参与评审和选择，所以从长到短的过程往往会被忽略掉。

 

4、直接采购中的供应商选择-质量评审

 

　　直接采购中的供应商选择流程非常严格，采购人员在筛选出供应商短名单后，后续就是质量部从质量管理体系评审的角度对供应商进行现场审核。

 

　　供应商质量评审，包含哪些方面？人、机、料、法、环、测是全面质量管理理论中的六个影响产品质量的主要因素，简称为5M1E。

 

　　人：人员的技能和素质要求、操作与安全培训、身体状况等。

 

　　机：机器设备、仪器登记表的状态以及维护保养。

 

　　料：原材料的购买渠道、来料检查与存放；成品的检验、存储与运输。

 

　　法：与审查相关的法律法规、书面管理制度等。

 

　　环：办公环境、生产环境、仓储环境对产品质量的影响。

 

　　测：执行检测的人员资质、以及采用的检测仪器和设备是否在校准期内。

 

　　供应商质量评审合格后，通常需要供应商提供样品、试机后才能入选最终的合格供应商名单。

 

5、间接采购中的供应商选择-采购方式

 

　　在间接采购业务中，采购人员根据项目规模大小和重要性采用不同的采购方式，如竞价、邀请招投标、谈判等；并制定匹配项目的评分表。

 

　　短名单中的供应商将被邀请参与竞价、竞标或者谈判。由于供应商资质已被认定为合格，因而竞价和竞标阶段重点评选的是商务报价、产品性能、服务方案、以及其他针对该项目的特殊要求等。

 

　　评分表中的打分权重，一般性的规则是商务分（价格和付款条款等）占据40%-60%的比重；技术分（产品性能、服务方案、交期等）占据40-50%的比重; 其他要素如环境安全评定在必要的情况也需要纳入到评选项中。

 

　　供应商从寻源到选择是一个复杂和充满挑战的过程，涉及不同的参与部门和负责人；不同行业和产品在供应商的选择过程中有着千差万别的特点和要求。

 

　　采购人员应以高度的专业素养和谨慎的态度去应对和处理。